Ciertas actuaciones, como la concesión de permisos y autorizaciones para el uso de la vía público, conllevan un procedimiento administrativo que hay que seguir y documentar, lo que en ocasiones puede suponer la gestión de un volumen considerable de documentación. El uso de herramientas informáticas, que ayuden a organizar y faciliten la automatización de parte de estos trabajos, permite mejorar la eficiencia de la gestión y optimizar el uso de los recursos disponibles, convirtiéndose en un sistema indispensable para los responsables de las carreteras.

El beneficio principal de la herramienta web de Gestión de Expedientes es que favorece la centralización de la información requerida en un único sistema, evitando el esfuerzo que supone mantener actualizadas réplicas de los mismos datos en diferentes sistemas informáticos. Un avanzado sistema de autorizaciones garantiza que cada usuario, dependiendo de la función que desempeñe, tenga acceso únicamente a los datos y funcionalidades para los que ha sido habilitado, garantizándose así la privacidad y seguridad del sistema. Esta centralización de los datos facilita la realización de consultas y la generación de informes, ya que todos la información requerida se encuentra en una misma localización.

Así mismo, este módulo que se integra dentro del Sistema Web de Gestión de Carreteras, supone una ayuda para los gestores de las mismas, ya que permite automatizar parte de las tareas a realizar, principalmente la generación de documentación relacionada con la tramitación del  expediente. Estos documentos se generan de forma rápida y segura a partir de plantillas preconfiguradas, que se cumplimentan automáticamente con la información registrada en la base de datos del sistema. Estos documentos quedan registrados en el sistema, pudiendo ser consultados en cualquier momento.

• Objetivos que debe cumplir un sistema de gestión de expedientes, obras y proyectos: El sistema debe facilitar la gestión de expedientes administrativos en el ámbito de la conservación y explotación de vías públicas. La finalidad del sistema es proporcionar una herramienta adecuada para:
  • Registrar todas las solicitudes recibidas en la Unidad de Carreteras (autorizaciones, permisos, …) en un repositorio único, lo que facilitará su consulta y localización.
  • Simplificar la creación de solicitudes generadas por la Unidad de Carreteras de forma proactiva.
  • Facilitar la tramitación de los expedientes resultantes de estas solicitudes, automatizando en la medida de lo posible los procesos.
  • Mantener un registro de la evolución de los expedientes, permitiendo conocer su situación exacta en cada momento pasado.

• Funcionalidades con las que debe contar un sistema de gestión de expedientes, obras y proyectos:
  • Gestión de solicitudes
    • Solicitudes de entrada: Son documentos remitidos por ciudadanos, empresas o instituciones en las que hacen llegar a la Unidad de Carreteras una petición para realizar algún tipo de actividad en la vía pública, una reclamación por algún concepto, la solicitud de algún tipo de información, etc. Estos documentos se suelen presentar en papel, y no siempre se corresponden con un formato tipificado, haciendo que esta información sea poco homogénea y más compleja de gestionar.
    • Solicitudes de salida: Se corresponden con peticiones realizadas proactivamente desde la administración para iniciar algún tipo de trámite interno.La herramienta de gestión permitirá el registro de cada solicitud, en un formato estructurado, de modo que cada concepto quede perfectamente identificado y se facilite su consulta. Para facilitar su gestión, las solicitudes deben poder clasificarse según su tipología.
    • Consulta de solicitudes: El sistema de Gestión de Expedientes permitirá realizar consultas sobre el repositorio de solicitudes del sistema. Para facilitar la localización de solicitudes concretas, se habilitarán distintos filtros de búsqueda avanzados:  Fecha de recepción, Tipo (entrada / salida), Tipología, Número de referencia asignado a la solicitud, Interesado, Número de expediente que ha generado, etcétera.
    • Creación de una nueva solicitud en el sistema: Cada solicitud en el sistema quedará registrada en una ficha individualizada, estructurada en distintos campos
  • Gestión de expedientes: Un expediente se corresponde con el trámite administrativo que se inicia en respuesta a una solicitud. Puede constar de distintas fases de tramitación, las cuales pueden asignarse a personas distintas. Es por tanto información “viva”, que se va actualizando a lo largo de la tramitación. Este aspecto es importante ya que puede ser necesario mantener un registro de los distintos pasos por los que ha ido pasando.Como resultado de estas fases, en el proceso habitualmente se genera documentación diversa, bien para su envío al interesado, bien para uso interno. Así mismo, el expediente puede cumplimentarse con nueva documentación recibida. Toda esta documentación debe quedar registrada junto con el expediente y ser fácilmente accesible.
    • Consulta de expedientes: El sistema de Gestión de Expedientes permitirá realizar consultas sobre el conjunto de expedientes creados. Para facilitar la localización de expedientes concretos, se habilitarán distintos filtros de búsqueda avanzados.
    • Creación de un nuevo expediente: El usuario gestor podrá iniciar un nuevo expediente de dos formas distintas:
      • Proactivamente – cumplimentando todos los campos de la ficha del expediente desde cero.
      • Desde una solicitud – dado que muchos de los datos requeridos para el expediente provienen de la solicitud, es posible exportarlos de modo que se cumplimenten automáticamente. El usuario gestor sólo debería completar el resto de la ficha, ahorrando tiempo.
    • Tramitación de los expedientes: Ya se ha comentado que un expediente es un documento “vivo” que va actualizándose y completándose con nuevos datos a medida que avanza su tramitación. Esta tramitación se estructura en fases, cada una de las cuales puede tener una operativa distinta y ser realizada por personas diferentes.En función del tipo de expediente, se configurará por qué fases va a pasar la tramitación. Para cada expediente, se indicará en todo momento la fase actual en la que se encuentra.Dado que cada fase puede requerir datos particulares, el sistema permite configurar la ficha del expediente añadiendo u ocultando campos en función de la fase en la que se encuentre en ese momento. Todos los datos que se hayan introducido quedarán registrados (no se pierde ninguno), pero sólo se mostrarán aquellos que sean relevantes para la tramitación de dicha fase, facilitando de este modo el trabajo del gestor.
  • Generación de documentos: Se ha indicado anteriormente que, durante la tramitación del expediente, se generan documentos para su envío a los interesados o su archivo. La aplicación permite la asignación de plantillas Word de documentos a cada fase del expediente, de modo que pueda automatizarse la creación de estos documentos. De este modo, el gestor sólo deberá pulsar el icono correspondiente y el sistema, de forma automática, recuperará los datos necesarios de la ficha del expediente y cumplimentará con ellos la plantilla Word, dando lugar a un documento listo para su envío o archivo.
  • Presentación de informes: El hecho de disponer de toda la información de solicitudes y expedientes en un único repositorio y que esta información se encuentre estructurada facilita enormemente la generación de informes de actividad. La herramienta permitirá generar listados e informes a partir de las consultas personalizadas por los usuarios, facilitando la generación de informes tipo.

La próxima semana, dentro del monográfico que estamos realizando para dar a conocer qué elementos debe incorporar un sistema desarrollado para la gestión y explotación de las carreteras, indicaremos las funcionalidades que debe ofrecer el módulo de gestión de túneles.